PÔLE CULTUREL JEAN FERRAT

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Médiathèque : 04 66 33 20 13

Salle de Musique : 04 66 33 23 60

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www.polecultureljeanferrat.com

FINANCEMENT DES TRAVAUX

La Commune de Sauveterre du Gard sera dotée dès septembre 2017 d’un pôle culturel comprenant une salle de spectacle de 271 places, d’une école de musique et d’une médiathèque. L’inauguration est prévue le week-end du 16 et 17 septembre prochain.

Pour établir une saison culturelle pertinente et ambitieuse, il est essentiel d’en bâtir des bases solides. C’est pourquoi, la responsable du pôle culturel a été recrutée le 1^er juin 2016 pour mettre en place toute la logistique de ce nouveau lieu culturel.

1. Missions de la responsable du pôle culturel

Elle élaborera et pilotera la mise en œuvre d’un projet d’action culturelle et artistique pour l’établissement dans son ensemble : médiathèque, école de musique et salle de spectacle.

Elle aura pour objectif de gérer le pôle culturel dans son ensemble destiné à accueillir des concerts, pièces de théâtre, one-man-show, cinéma, expositions et autres manifestations diverses, ainsi que le public (médiathèque, salle de spectacle, école de musique).

Elle prendra en compte la diversité des pratiques artistiques des publics.

Elle se chargera en collaboration avec l’OMCP (Office Municipal de la Culture et du Patrimoine) de la gestion financière, matérielle, logistique du pôle culturel mais aussi de la gestion des ressources humaines. Elle établira le programme des saisons culturelles qu’elle souhaite présenter au sein de la structure en négociant la présence des artistes, spectacles et animations et en intensifiant les différents partenariats (écoles, associations...)

Elle supervisera la communication envers le public et la presse. Elle pourra également louer la salle pour l’organisation d’événements divers. Elle devra se charger de la sécurité des personnes et du bâtiment.

Bilan                                                                                                                                                                                

Dès le premier mois, la responsable du pôle culturel a établi un rapport écrit sur la place de la culture dans la commune (manifestations culturelles et spectacles), l’organisation et l’importance des différentes associations de Sauveterre (école de musique, bibliothèque, théâtre, chorale…), et décrit les liens existants auprès des écoles et organismes pour appréhender au mieux les futures prérogatives de ce lieu.

Un premier planning rétroactif des différentes tâches à effectuer (administratives, financières, et logistiques) a donc été établi dès cet été.  La responsable fait alors apparaitre sous forme d’un tableau, l’envergure du travail à envisager avant l’ouverture d’un tel lieu et se forme parallèlement pour obtenir les attestations nécessaires en tant que responsable d’ERP (établissement recevant du public) : formation sécurité de l’ISTS (Institut Supérieur des techniques du spectacle) et formation médiathèque à la DLL (Direction du livre et de la lecture du Gard)

Il s’agit d’établir concrètement un cadre de fonctionnement adapté aux contraintes des métiers du spectacle, à l’accueil des publics (enfants, scolaires, adultes, handicapés…) et au fonctionnement spécifique d’une médiathèque.

Les activités concrètes mises en place par la responsable du pôle culturel

Son travail consiste à établir un cadre de fonctionnement du futur lieu en amont, pour ouvrir sereinement et efficacement en septembre 2017.

• Création de l’association OMCP, démarches auprès de la DRAC (Direction Régionale des Affaires Culturelles) pour l’obtention des licences d’entrepreneur du spectacle 1, 2 et 3, établissement des contrats et des conventions auprès des organismes, compagnies et maisons de production, rédaction des dossiers de demandes des subventions (investissement et fonctionnement), budget prévisionnel…
• Stage en septembre de sécurité auprès de l’ISTS (obligatoire pour toute ouverture d’une salle de spectacle), élaboration de l’encadrement réglementaire de la location de salle, rédaction du document unique…
• Suivi des travaux et de l’aménagement de la médiathèque (réunions, établissement du marché public, suivi du dossier), prochainement parc informatique et aménagement intérieur du pôle culturel (bureaux, loges, école de musique…)
• Élaboration de la stratégie de communication (logo, charte graphique, programme, affiche, site internet…)
• Programmation de la saison culturelle
• Élaboration du contenu culturel et pédagogique des actions de médiation fondé sur une stratégie d’attraction et de fidélisation
• Mise en place de la billetterie et de tous documents inhérents à la salle de spectacle et au fonctionnement général du lieu.
• Établissement des différents documents nécessaires au bon fonctionnement du lieu : règlement intérieur, tarification, location, mise à disposition…
• Planification de l’occupation des salles et organisation des différentes manifestations de la prochaine saison et des horaires d’ouverture.
• Recherche des financements publics et privés.
• Développement et entretien des réseaux professionnels

Travail simultané sur les 3 pôles 

Il s’agit d’établir une synergie entre les 3 pôles (école de musique, salle de spectacle et médiathèque) en mettant en place : les horaires, des projets communs (expositions autour d’un spectacle, rencontres…) et des concertations en tenant compte de la spécificité et des particularités budgétaires de chaque équipement : budget communal, budget OMCP et association ALS.

1. École de musique

La responsable du pôle culturel est aujourd’hui référente auprès des écoles associées (Grand Avignon) et assiste régulièrement aux différentes réunions pour envisager des projets artistiques et pédagogiques sur les années à venir. L’école de Sauveterre participera dès cette année à la rencontre des écoles associées à l’auditorium du Pontet le 11 mars 2017.

En lien direct avec l’école de musique de Sauveterre elle envisage la prochaine rentrée (déménagement, installation, planning des salles, règlement intérieur…)

2. Médiathèque

Elle supervise le travail de la bibliothécaire recrutée depuis le 2 janvier 2017 et collabore avec les bénévoles de la bibliothèque existante pour planifier au mieux l’organisation de la future médiathèque (horaires d’ouverture, animations…)  Elle travaille sur l’aménagement intérieur de la nouvelle médiathèque avec les élus (marché public) et envisage dès à présent les différentes animations à venir en développant les partenariats existants avec les écoles (maternelle et primaire) et le Sidscavar (Syndicat Intercommunal pour le développement Social des Cantons de Villeneuve lès Avignon et Roquemaure). Elle établit également tous les documents administratifs nécessaires au bon fonctionnement de la médiathèque (méthode et outils d’analyse et de fonctionnement)

Pour la prochaine saison, elle élabore de nouveaux partenariats (festival Polar de Villeneuve les Avignon, animothèque (ludothèque itinérante), l’association des petits ’débrouillards…)

De nombreuses animations, lectures, conférences seront programmées dès le première saison : heure du conte, partenariat avec les écoles, rencontres, lectures…

3. Salle de spectacle

La responsable du pôle culturel programme actuellement une saison culturelle éclectique (danse, théâtre, one man show musique, jeune-public…) et met en place de nouveaux partenariats permettant d’offrir au public une programmation diverse et de qualité (Opéra du Grand Avignon, Association Éveil Artistique, Compagnie Comme un Instant…). Des séances de cinéma avec la projection de films récents seront proposées tous les mois par l’association CINEPLAN.  

Les associations de Sauveterre et les écoles seront à l’honneur lors de cette première saison et profiteront de ce nouvel équipement pour présenter les spectacles dans des conditions optimales tout au long de l’année. L’ALS (Amicale Laïque Sauveterroise) proposera par exemple un spectacle d’envergure regroupant ses différentes sections. 

De nombreuses animations, master class, rencontres, expositions seront organisés autour des spectacles pour que ce lieu culturel soit un nouveau lieu convivial et riche de rencontres intergénérationnelles.

Prochainement, elle supervisera le travail du régisseur technique de la salle de spectacle (intermittent) pour l’accueil en amont des spectacles (fiche technique, location, établissement des plannings d’accueil, Document Unique…)

Derrière la magie des spectacles, un lourd et passionnant travail d’organisation et de planification est nécessaire. Les différents partenariats viendront enrichir l’offre culturelle sur la commune et permettront de faire rayonner le pôle culturel Jean Ferrat au-delà de Sauveterre en optimisant le financement de la structure.  

2. Missions de la responsable médiathèque 

Réaliser et mettre en place les actions suivantes :

Rédaction du règlement intérieur :

• Conditions d’inscription
• Conditions de prêt
• Consultation sur place
• Application du règlement
• Horaires d’ouverture

Rédaction de différents documents s’inscrivant dans le fonctionnement de la médiathèque.

• Convention entre la médiathèque et les écoles concernant les animations, le prêt de documents, l’utilisation de l’espace multimédia, etc.)
• Autorisation parentale
• Rédaction du projet d’établissement ainsi que de la note d’intention
• Participation à la constitution de certain dossier des demandes de subventions

   Ré-informatisation de la médiathèque :

• Consultation auprès de trois entreprises : Decalog (société avec laquelle nous travaillons actuellement), C3rb, Logiq Système.
• Demande de devis
• Rédaction d’un cahier des charges précis
• Envoie aux différents fournisseurs et réception du cahier complété

Ce nouveau logiciel nous permettra, outre la gestion du fonds, la mise en ligne de notre catalogue via le site internet du Pôle culturel et la consultation par nos lecteurs de leurs prêts en cours ainsi que des réservations en ligne, l'édition de statistiques précises (fréquentation, emprunt, etc…)

En prévision du transfert de nos données (migration) vers ce nouveau logiciel, je procède au «nettoyage» de notre base d’enregistrement.  Un délai de 6 semaines sera nécessaire pour effectuer la « bascule » d'un logiciel à l'autre.

Inventaire :

Avec l’aide d’une bénévole, nous avons commencé l’inventaire de tous les documents en notre possession. (environ 8500 documents à vérifier)

Afin de maintenir des collections fiables et adaptées, nous profitons de ce moment, pour trier, déclasser, voir supprimer les documents en mauvais état ou obsolètes. Ces documents seront valorisés comme papier à recycler.

Renouvellement des collections :

Les acquisitions renforcent ou actualisent les fonds existants, en privilégiant leur cohérence, en fonction de la demande du public et de l’offre éditoriale. A ce titre plusieurs listes d’achat ont été constituées. Nous attendons votre accord pour commencer nos acquisitions

• Contact avec la librairie « l’orange bleue » à Orange
• Contact avec la librairie « l’eau vive » à Avignon (spécialisé dans l’édition jeunesse)
• Ludic (spécialisé dans l’édition jeunesse)
• PEMF (spécialisé dans l’édition jeunesse)
• Librairie Diderot Nîmes (librairie généraliste)

Périodiques adultes et enfants :

• OFUP (devis reçu)
• Viapresse (devis reçu)

Enquête : (Permettre à nos abonnés d'être des acteurs actifs de la médiathèque)

Une boite « suggestion d’achat » ainsi qu'un questionnaire sur les préférences journalières et horaires de la nouvelle médiathèque ont été mis à la disposition de nos lecteurs.

Statistiques :

Milieu du mois de janvier calcul des statistiques demandées par la DLL (Direction du livre et de la lecture) de NIMES.

Animations :

Concertation avec l'équipe des bénévoles pour la mise en place et l'organisation d'activités au sein de la médiathèque.

Identifier les besoins et permettre aux bénévoles de trouver leurs places dans l'organisation et le fonctionnement de la médiathèque.

• Accueil des scolaires
• Préparation journée d'inauguration
• Rendez-vous avec Mme Jimenez de la DLL NIMES sur le thème des cafés littéraires, etc …
• Rendez-vous avec Mme Tonnelli et les bibliothécaires du bassin concernant la mise en place d'un partenariat avec le festival du polar de Villeneuve.
• Permanences

Déménagement : (mois de juillet)

Préparation du déménagement en fonction de différents critères :

• Date de fin de travaux
• Réception du mobilier et montage (Si tout va bien à la mi-juin)

3. L’Office Municipal de la Culture et du Patrimoine

Description

Dans un premier temps, il a fallu créer l’association OMCP (Office Municipal de la Culture et du Patrimoine), association loi 1901 comprenant selon les textes en vigueur 6 élus et 6 acteurs locaux chargés de la programmation du pôle culturel (saison culturelle, manifestations, ateliers, lectures, cinéma…) et d’en définir ses objectifs.

Cette association est en lien direct avec la commune et permet d’envisager concrètement le fonctionnement d’un tel lieu d’un point de vue financier, administratif et logistique.

Cette association a pour objet :

• De maintenir, favoriser et développer l’action culturelle sur le village
• De permettre l’accès à tous, à toutes les formes de culture
• De créer du lien social entre les générations.

L’OMCP aura pour mission :

• De participer à la conception du programme d’animation et de spectacles du pôle culturel Jean Ferrat
• D’organiser et participer activement aux rencontres, congrès, expositions, spectacles
• De contribuer à la sauvegarde des richesses patrimoniales du village
• De promouvoir la dynamique de la médiathèque, lieu de vie social et culturel

Subventions communales

Pour fonctionner, il a été décidé que l’association recevrait chaque année une subvention de fonctionnement de 100 000 €. Pour 2016 et en raison du retard du chantier, il a été voté dans un premier temps une subvention exceptionnelle d’aide au démarrage de 25 000 euros T.T.C de la commune permettant la création d’un logo et d’une charte graphique, l’achat d’équipement au sein du pôle (administration, équipement bureautique…) et également achats spécifiques pour la salle de spectacle (projecteurs leds, ampoules, petits matériels…). Cette subvention engloberait également les dépenses de formations (création de site internet, utilisation de logiciels…) et l’élaboration d’une grande campagne d’information et de communication pour la première année d’ouverture du pôle culturel (programme, affiche, tract, site internet, développement des réseaux sociaux, presse, radio.) La part complémentaire, à savoir la somme de 75 000 € sera versée en 2017.

Elle servira à organiser la saison culturelle comprenant l’achat de spectacles, concerts, animations, lectures, conférences, expositions, ateliers…, frais d’hébergement de de restauration des compagnies, frais administratifs et de billetterie mais également les frais liés au salaire du régisseur du lieu, aux communications exceptionnelles et aux manifestions diverses (expositions, festivals, partenariats…).

Une subvention exceptionnelle de 4 000 € sera transférée à l’Office pour l’organisation de l’inauguration du Pôle culturel. Etant précisé que cette somme était initialement prévue au budget : Fêtes et Cérémonies.

Les frais de médiathèque (achat de livres, cd, périodiques, logiciel de prêt…) restant à la charge de la Commune.

A ce jour, l’OMCP a dépensé 1 966.13 euros T.T.C (site internet et ordinateur)

A partir de ce budget, la responsable du pôle culturel contrôle le plan de trésorerie et met en place une stratégie financière cohérente pour optimiser le financement de la structure culturelle. Elle envisage les recettes à venir (places, inscriptions ateliers, buvette…) pour équilibrer le budget.

BUDGET DE FONCTIONNEMENT